Sistem akuntansi
sistem
akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mencatat
dan melaporkan informasi keuangan yang disediakan bagi perusahaan atau suatu
organisasi bisnis. Sistem akuntansi yang diterapkan
dalam perusahaan besar sangat kompleks.
Kompleksitas sistem tersebut disebabkan oleh kekhususan dari sistem yang dirancang untuk suatu organisasi bisnis
sebagai akibat dari adanya perbedaan kebutuhan akan informasi oleh manajer,
bentuk dan jalan transaksi laporan keuangan. Sistem akuntansi terdiri atas
dokumen bukti transaksi,
alat-alat pencatatan, laporan dan prosedur yang digunakan perusahaan untuk mencatat
transaksi-transaksi serta melaporkan hasilnya. Operasi suatu sistem akuntansi
meliputi tiga tahapan:
- Harus mengenal dokumen bukti
transaksi yang digunakan oleh perusahaan, baik mengenai jumlah fisik mupun
jumlah rupiahnya, serta data penting lainnya
yang berkaitan dengan transaksi perusahaan.
- Harus mengelompokkan dan mencatat
data yang tercantum dalam dokumen bukti transaksi kedalam catatan-catatan
akuntansi.
- Harus meringkas informasi yang tercantum dalam
catatan-catatan akuntansi menjadi laporan-laporan untuk manajemen dan
pihak-pihak lain yang berkepentingan.
Desain Sistem
Sistem
akuntansi harus dirancang untuk memenuhi spesifikasi informasi yang dibutuhkan
oleh perusahaan, asalkan informasi tersebut tidak terlalu mahal. Dengan
demikian, pertimbangan utama dalam merancang sistem akuntansi adalah keseimbangan antara manfaat dan
biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh informasi tersebut.
Agar efektif,
laporan yang disajikan oleh sistem akuntansi harus dibuat secara tepat waktu,
jelas dan konsisten. Laporan yang disajikan dengan pengetahuan dan kebutuhan
pemakai agar dapat digunakan sebagai pertimbangan di dalam pengambilan
keputusan.
Desainer
(perancang) sistem harus memiliki pengetahuan untuk membedakan sistem akuntansi
dan metode pemrosesan data baik pemrosesan data secara manual maupun dengan
menggunakan komputerisasi. Kemampuan untuk membedakan pemrosesan transaksi
secara manual dan komputer cukup penting, karena pada organisasi
bisnis tertentu tidak semua transaksi dapat di proses dengan komputer dan
kemampuan desainer sistem dalam mengevaluasi alternatif-alternatif yang
dipertimbangkan pengetahuan akan prinsip-prinsip dasar sistem akuntansi.
Singkatnya, prinsip dasar yang terkandung dalam sistem akuntansi yang baik
kemungkinan besar sistem yang dirancang pada perusahaan tertentu akan mengalami
kesulitan ketika diterapkan.
Implementasi Sistem
Implementasi
sistem bukan hanya merupakan tanggung jawab personel yang ada pada bagian
tertentu, tetapi semua personel harus bertanggung jawab terhadap pengoperasian
sistem. Pengoperasian sistem harus secara hati-hati dan selalu dilakukan
supervisi atas sistem tersebut sebelum dioperasikan sepenuhnya.
Buku Besar Pembantu
Buku ini biasa
juga disebut buku tambahan. Buku pembantu ini disediakan untuk
rekening-rekening buku besar yang membutuhkan perincian, misalnya: piutang
dagang, utang dagang dan persediaan barang dagangan. Dari buku pembantu ini
dapat disusun daftar mengenai rekening yang bersangkutan pada setiap tanggal
yang dikehendaki (biasanya akhir bulan atau akhir tahun).
Jurnal Khusus
Sesuai dengan namanya, jurnal khusus adalah jurnal yang
digunakan khusus untuk mencatat kelompok transaksi-transaksi yang sejenis.
Pengelompokkan transaksi-transaksi yang sejenis
bergantung pada aktivitas perusahaan yang bersangkutan.
Meskipun telah disediakan jurnal-jurnal khusus,
perusahaan tetap membutuhkan jurnal umum yang digunakan untuk mencatat
transaksi-transaksi yang tidak dapat dicatat di dalam
jurnal khusus, dan juga untuk keperluan membuat jurnal penyesuaian,
jurnal penutupan dan koreksi pembukuan.
Format dan cara pemakaian jurnal-jurnal khusus berbeda
dengan jurnal umum. Perubahan tersebut dimaksudkan agar pengerjaan jurnal
dan pembukuan dari jurnal ke buku besar dapat dilakukan
secara lebih efisien. Berikut adalah beberapa jurnal khusus yang biasa
digunakan:
- Jurnal Penjualan merupakan jurnal yang khusus
digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi yang dilakukan secara kredit. Penjualan secara tunai biasanya tidak dimasukkan
dalam jurnal ini karena dalam transaksi penjualan tunai terjadi penerimaan
kas, sehingga
penjualan tunai biasanya dicatat dalam jurnal penerimaan kas.
- Jurnal Penerimaan Kas merupakan jurnal yang disediakan
khusus untuk mencatat transaksi penerimaan kas. Untuk menghemat waktu
pencatatan, maka jurnal ini dirancang dengan meanyediakan sejumlah kolom
dan hanya total setiap rupiah yang dibukukan kedalam buku
besar.
- Jurnal Umum digunakan untuk mencatat
penyesuaian pembukuan, penutupan pembukuan, koreksi dan
transaksi-transaksi lainnya yang tidak dapat dicatat di dalam jurnal
khusus.